نمونه تصویری به منظور احراز هویت نوازندگان و صحت اجرا، تنها، توسط دبیرخانه جایزه پیانو باربد رؤیت می‌شود. قضاوت شورای بازبینی تنها بر اساس صدای نمونه اجرا و بدون آگاهی از نام داوطلبان صورت می‌پذیرد.
سایت رسمی جایزه پیانو باربد به آدرس prize.barbadpiano.com مرجع رسمی اطلاع رسانی جایزه است. پیگیری اخبار، اطلاعیه‌ها و گزارش‌های این پایگاه به عهده داوطلبان می‌باشد.
دبیرخانه‌ی جایزه پیانو باربد با شماره ۳۶۲۹۴۱۹۵-۰۷۱ بین ساعت‌های ۹ تا ۱۷ روزهای کاری، پاسخگوی پرسش‌های داوطلبان است.
اسامی داوطلبانی که درخواست‌شان دریافت و پذیرفته شده، حداکثر تا ۳۰ آبان ماه برروی وب‌سایت رسمی جایزه پیانو باربد قرار خواهد گرفت.
تکمیل و ارسال فرم درخواست، تعهدی برای دبیرخانه برای دعوت از داوطلب ایجاد نمی‌کند.
به مدارک ناقص ترتیب اثر داده نمی‌شود.
«جایزه پیانو باربد» تعهدی نسبت به اسکان و آمد و رفت داوطلبان ندارد.